The benefits of a creative workplace

Vietnamese version (English version is below)

LỢI ÍCH CỦA SÁNG TẠO NƠI LÀM VIỆC

Đôi khi những vấn đề có thể được giải quyết bằng cách áp dụng một công thức tiêu chuẩn hoặc một số hành động như: phân tích một cách chặt chẽ các trường hợp và các chiều hướng, áp dụng logic để xác định các hành động hoặc làm theo những gì đã làm trước đó. Những khi khác, đổi mới một cách thông minh thì cần thiết để giải quyết vấn đề và làm thỏa mãn các bên đặc biệt đó là lần đầu tổ chức của bạn gặp phải vấn đề đó.

Không có gì là bí mật khi những nhà lãnh đạo trong thế kỷ 21 cần phải đối phó và trả lời những vấn đề ngày càng phức tạp trong tổ chức.

Trong hầu hết các cơ cấu tổ chức, các nhà lãnh đạo thường mong muốn có thể suy nghĩ sáng tạo và đưa ra những giải pháp sáng tạo để làm việc dựa trên vấn đề. Giống như chúng ta vẫn thường làm. Nhưng bồi dưỡng và khai thác các khả năng sáng tạo của cả một team giống như tạo ra nhiều lựa chọn hơn về ý tưởng sáng tạo và giải pháp để giải quyết các nhiệm vụ và vấn đề. Đó là bởi vì các thành viên khác nhau trong group có chung kiến thức và sự đa dạng về góc nhìn không được tìm thấy ở chỉ một người nào đó.

Lợi ích cụ thể của việc sáng tạo tại nơi làm việc bao gồm:

  • Làm việc nhóm và gắn kết nhóm tốt hơn.
  • Tăng engagement và tương tác tại nơi làm việc
  • Tăng khả năng thu hút và giữ chân nhân tài
  • Nâng cao tinh thần, niềm vui và hạnh phúc của nhân viên
  • Tăng khả năng giải quyết vấn đề tại nơi làm việc và năng suất lao động

Nhưng ở những nơi làm việc bận rộn, nơi thời gian thường có hạn, làm thế nào để một leader tạo ra được môi trường thuận lợi cho các suy nghĩ sáng tao và khả năng giải quyết vấn đề?

Trong hơn hai thập kỷ, Teresa Amabile (1998) và cộng sự đã nghiên cứu mối liên hệ giữa môi trường làm việc và sáng tạo. Cô xác định sáu thói quen lãnh đạo và quản lý nuôi dưỡng tính sáng tạo trong công việc. Những phát hiện này là phù hợp với các quan sát của nhiều nhà nghiên cứu khác và các nhà tư vấn sáng tạo. 6 thói quen như sau:

Thử thách trí tuệ: đặt đúng người với đúng kinh nghiệm giải quyết vấn đề thì những trải nghiệm đó sẽ thách thức hoặc căng não họ. Điều này giúp tăng cường sự sáng tạo vì nó hỗ trợ chuyên môn và động lực bên trong. Nhưng khối lượng căng não rất quan trọng, ít thách thức dẫn đến nhàm chán, nhưng nhiều thách thức lại dẫn đến họ bị quá tải.

Tự do lựa chọn phương thức: Nhân viên có xu hướng sáng tạo nhất khi họ được cấp quyền tự do để lựa chọn phương pháp nào là tốt nhất để đạt được một mục tiêu công việc cụ thể. Nói cách khác, các nhà lãnh đạo và nhà quản lý có thể thiết lập các mục tiêu, nhưng nên để các thành viên trong nhóm quyết định cách để hoàn thành chúng. Mục tiêu ổn định cũng rất quan trọng vì rất khó để làm việc một cách sáng tạo theo một mục tiêu cứ thay đổi.

Cung cấp đúng nguồn resource: Thời gian và tiền bạc là những nguồn lực rất quan trọng để tăng khả năng sáng tạo. Quyết định cung cấp cho một nhóm hoặc dự án bao nhiêu thời gian và tiền bạc là một phán quyết khó khăn có thể hỗ trợ sáng tạo hay bóp chết nó. Theo một số trường hợp, thiết lập một thời hạn thời gian sẽ kích hoạt tư duy sáng tạo bởi vì nó là một thách thức thuận lợi. Deadline giả hoặc quá ngắn không khả thi có thể gây ra mất lòng tin hoặc kiệt sức. Để sáng tạo, nhóm cũng cần phải được tài trợ đầy đủ. Nhưng cần lưu ý rằng các hoạt động sáng tạo có thể đạt được với ít hoặc không có chi phí với rất ít vật tư, phụ thuộc vào các hoạt động được lựa chọn (xem một số ý tưởng được cho dưới đây).

Thiết kế hiệu quả các nhóm làm việc: Làm việc nhóm tạo nhiều khả năng sáng tạo khi họ hỗ trợ lẫn nhau, và khi họ có được sự đa dạng về background và quan điểm. Quan điểm chéo xảy ra và các quan điểm khác nhau thường được kết hợp để đạt được các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề. Đội đồng nhất có thể tranh luận ít hơn nhưng họ thường ít sáng tạo. Đặt đúng người vào đúng team đòi hỏi một phần kinh nghiệm và trực giác của leader.

Khuyến khích của cấp trên: Một bước có ảnh hưởng nhất mà một leader có thể làm để giải quyết vấn đề một cách sáng tạo đó là đưa ra không khí “an toàn” để khuyến khích mọi người suy nghĩ một cách thoải mái. Điều này bao gồm cả việc đồng ý mọi người thách thức các giả thuyết và bất đồng quan điểm với leader. Nếu mọi người không cảm thấy an toàn, họ sẽ chỉ là con vẹt nhái theo ý tưởng của leader.

Khen tư duy sáng tạo rất quan trọng bởi vì với đa số mọi người để duy trì niềm đam mê học cần phải thấy công việc của họ quan trọng đối với công ty. Bất cứ khi nào có thể một leader nên để ý và công khai khẳng định tư duy sáng tạo. Những ý tưởng sáng tạo nên được đánh giá nhanh chóng thay vì để chúng trải qua một quá trình xem xét chậm chạp.

Hỗ trợ từ công ty: toàn bộ công ty cũng như các leader và manager hiện tại nên ủng hộ những nỗ lực sáng tạo nếu sáng tạo được tăng cường trên quy mô lớn. Leaders trong công ty nên khuyến khích chia sẻ thông tin và hợp tác để dẫn đến sự phát triên chuyên môn cần thiết cho sự sáng tạo và để tạo nhiều cơ hội hơn cho động lực nội tại. Giám đốc điều hành người mà luôn lo về chính trị có thể giúp mọi người tập trung vào công việc thay vì những trận chiến chính trị. Trong một môi trường chính trị cao, một nhân viên có thể sẽ do dự để đề xuất một ý tưởng sáng tạo thì đó là một sai lầm chính trị.

Chuyển thể từ Dubrin, Dalgleish và Miller (2011)

Các thủ thuật và hành động khác nhằm thúc đẩy tư duy sáng tạo ở cấp độ cá nhân và tổ chức rộng:

  • Khuyến khích tư duy học hỏi liên tục. Nếu bạn không phải liên tục bơm lại hồ sáng tạo, nó sẽ bị cạn khô. Không ngừng khuyến khích nhân viên tìm kiếm thông tin mới, kiến ​​thức mới và cách thức mới để làm việc,Hỗ trợ các thành viên trong team tham dự các hội nghị hay những events về học tập và phát triển khác. Tạo mô hình về thói quen của sự tò mò, quan sát, nghe, đọc và ghi âm lại tại nơi làm việc.
  • Tìm kiếm nhiều sự lựa chọn. Không được hài lòng với chỉ một giải pháp. Sau khi team có ý tưởng tốt, khuyến khích họ tìm thêm ý tưởng khác, và cái khác nữa. Hãy tạo cho mình và team của mình cơ hội để chọn lựa ý tưởng tốt nhất từ nhiều lựa chọn.
  • Không phán xét. Để khuyến khích các ý tưởng mới đừng đánh giá họ quá sớm. Thư giãn những quan điểm của bạn và để cho các ý tưởng kia cứ tuôn trào.
  • Brainstorms vào giờ ăn trưa. Khuyến khích các cuộc họp hàng tuần hai tuần một lần, hoặc hàng tháng vào thời gian ăn trưa với một nhóm nhỏ để khuyến khích tư duy sáng tạo và chia sẻ các ý tưởng để làm thế nào đó các ý tưởng đó có thể áp dụng vào công ty.
  • Tạo cái nhìn mới mẻ: Tạo cơ hội cho người lao động thường không tương tác với nhau gặp nhau. Mời mọi người từ các phòng ban hoặc các khu vực khác đến buổi brainstorms của bạn, và hỏi họ xem cách thức họ giải quyết vấn đề của mình. Nghỉ giải lao. Bộ não con người sử dụng nhiều năng lượng hơn so với bất kỳ một phần khác của cơ thể và do đó cần bổ sung liên tục. Phần còn lại là một trong những thành phần quan trọng để tăng năng lượng cá nhân, năng suất và tư duy sáng tạo. Nhiều người không tận dụng thời gian nghỉ của họ (nghỉ ăn trưa hay thời gian nghỉ khác) nên không thể để não của họ nghỉ ngơi đúng nghĩa trong những ngày stress. Khuyến khích nhân viên sử dụng thời gian nghỉ để đi bộ xung quanh tòa nhà, ngồi bên ngoài hoặc trò chuyện với các đồng nghiệp về những chủ đề không liên quan đến công việc.
  • Tạo ra văn hóa đúng. Nghiên cứu cho thấy rằng môi trường nhóm hiệu quả nhất cho sự sáng tạo là một trong đó có niềm vui, hài hước, tự phát, và vui thú. Tuy nhiên việc tạo ra một môi trường như vậy ở nơi làm việc là không dễ dàng. Nhưng các nhà lãnh đạo có thể hỗ trợ bằng cách nuôi dưỡng một bầu không khí cho phép cá tính và hài hước được chấp nhận và sự tôn trọng lẫn nhau, tin tưởng và cam kết là nguyên tắc.

Vài lời cuối về sáng tạo ở nơi làm việc

Sự đồng thuận chung trong nghiên cứu là một trong nhiều sự nguyên tắc trong tư duy sáng tạo và nên trở thành nguyên tắc. Ý tưởng tạo ra những ý tưởng nhiều hơn. Nhưng cảm hứng chỉ là một phần nhỏ của tư duy sáng tạo. Cam kết và ứng dụng cũng là những thành phần thiết yếu.

Một khi bạn và nhóm của bạn biết ý tưởng bạn muốn làm, hãy  chuẩn bị để thực hiện, và thực hành nó nhiều hơn để tinh chỉnh nó.

Ngoài ra, để có giá và có hiệu quả, một ý tưởng sáng tạo cũng phải phù hợp, hữu ích và có thể thực hiện được. Nó phải bằng cách nào đó gây ảnh hưởng hoặc cải thiện cách mọi việc được làm trong công ty.

Và cuối cùng như giáo sư trường Harvard Business School Teresa Amabile đã nói “Giai đoạn cuối cùng của việc có sáng tạo trong công việc là quyết định xem làm sao để đưa một ý tưởng vào thực tế.”

English version

Sometimes, these issues and problems can be solved by applying a standard formula or set of actions: rigorously analysing the circumstances and drivers, applying logic to determine a course of action or following what’s been done before. Other times, particularly when the issue is something the organisation hasn’t faced before, genuine innovation is needed to solve problems and satisfy stakeholders.

It’s no secret that organisational leaders in the 21stcentury need to cope with and respond to increasingly complex organisational issues.

Sometimes, these issues and problems can be solved by applying a standard formula or set of actions: rigorously analysing the circumstances and drivers, applying logic to determine a course of action or following what’s been done before. Other times, particularly when the issue is something the organisation hasn’t faced before, genuine innovation is needed to solve problems and satisfy stakeholders.

In most organisational settings, leaders are expected to be able to think creatively and come up with innovative solutions to work-based problems. And they often do. But fostering and harnessing the creative abilities of a whole team is likely to produce an even richer selection of creative ideas and solutions to work tasks and problems. This is because diverse group members collectively possess knowledge and a variety of perspectives not found in just one person.

Specific benefits of creativity in the workplace include:

  • Better teamwork and team bonding;
  • Increased workplace engagement and interaction;
  • Improved ability to attract and retain quality employees;
  • Increased staff morale, fun and happiness; and
  • Increased workplace problem solving and productivity.

But in busy workplaces where time is limited, how can a leader establish a climate conducive to creative thinking and problem solving?

For more than two decades, Teresa Amabile (1998) and her associates investigated the link between the work environment and creativity. She identified six leadership and management practices that foster creativity in the workplace. These findings are consistent with the observations of many other researchers and creativity consultants. The six practices are:

Intellectual challenge Match people with the right problem-solving experiences, that is, experiences that challenge or stretch them intellectually. This enhances creativity because it supports expertise and intrinsic motivation. But, the amount of stretch is critical; too little challenge leads to boredom, but too much challenge leads to feelings of being overwhelmed.
Freedom to choose method Employees tend to be the most creative when they are granted the freedom to choose which method is best for attaining a particular work goal. In other words, leaders and managers can set the goals, but it should be up to the team members to decide how to achieve them. Stable goals are also important because it is difficult to work creatively towards a moving target.
Supplying the right resources Time and money are important resources for enhancing creativity. Deciding how much time and money to give to a team or project is a tough judgement call that can either support or stifle creativity. Under some circumstances, setting a time deadline will trigger creative thinking because it represents a favourable challenge. False deadlines or impossibly tight ones can create distrust and burnout. To be creative, groups also need to be adequately funded. But it should be noted that creative activities can be achieved at little to no cost with very few supplies, depending on the activities chosen (see below for some ideas).
Effective design of work groups Work groups are the most likely to be creative when they are mutually supportive, and when they have a diversity of backgrounds and perspectives. Cross-fertilisation occurs and the various points of view often combine to achieve creative solutions to problems. Homogenous teams might argue less but they are often less creative. Getting the mix of team members ‘right’ does require experience and intuition on the leader’s part.
Supervisory encouragement The most influential step a leader can take to bring about creative problem solving is to develop a ‘safe’ atmosphere that encourages people to think freely.This includes making it okay for people to challenge assumptions and disagree with the leader. If people don’t feel safe, they will only parrot their leader’s ideas.Praising creative work is important because, for most people to sustain their passion, they must feel that their work matters to the organisation. Whenever possible, a leader should notice and publicly affirm creative thinking. Creative ideas should also be evaluated quickly rather than put through a painfully slow review process.
Organisational support The entire organisation as well as the immediate leader or manager should support creative effort if creativity is to be enhanced on a large scale. Organisational leaders should encourage information sharing and collaboration, which lead to the development of expertise needed for creativity and to more opportunities for intrinsic motivation. Executives who combat excessive politics can help creative people focus on work instead of fighting political battles. In a highly political environment, an employee would be hesitant to suggest a creative idea that was a political blunder.

Adapted from Dubrin, Dalgleish and Miller (2011)

Other tips and actions to foster creative thinking at the individual level and organisation-wide:

  • Encourage a mindset of continuous learning. If you aren’t constantly refilling the creative pool, it will eventually run dry. Encourage staff to seek new information, new knowledge and new ways to do things, constantly. Support team members to attend conferences or other learning and development events. Model habits of curiosity, observation, listening, reading and recording in the workplace.
  • Seek multiple options. Don’t be satisfied with one solution. Once the team has a good idea, encourage them to look for another, and then another. Give yourself and the team the opportunity to choose the best from several options.
  • Suspend judgment. To encourage new ideas, don’t evaluate them too early. Relax your guard and let the ideas flow.
  • Lunchtime brainstorms. Encourage weekly, fortnightly or monthly lunchtime meetings of a small group of staff to engage in creative thinking and share ideas for how those ideas could be applied to the organisation.
  • Engage fresh eyes. Provide opportunities for employees who do not normally interact with one another to meet. Invite people from other departments or areas to your brainstorming sessions, and ask them how they would solve your problems.
  • Take breaks. The human brain uses more energy than any other part of the body and so needs constant replenishment. Rest is one of the key components to increasing personal energy, productivity and creative thinking. Many people do not take advantage of their breaks (lunch or other) during the day and, as such, are not giving their mind a true break from the stresses of the day. Encourage staff to use break time to walk around the building, sit outside or chat to colleagues about non-work related topics.
  • Get the culture right. Research suggests that the most effective group environment for creativity is one in which there is fun, humour, spontaneity, and playfulness. However, creating such a climate in a workplace setting isn’t easy. But, leaders can support this by fostering a permissive atmosphere in which individuality and humour are acceptable and mutual respect, trust, and commitment are the norm.

Some final words on workplace creativity

The general consensus in the research is that the more one engages in creative thinking, the better one becomes at it. Ideas produce even more ideas. But inspiration is only a small part of creative thinking. Commitment and application are also essential ingredients.

Once you and your team know the idea you want to work on, be prepared to work at it, and to work at it some more, to fine-tune it.

In addition, to be worthwhile and effective, a creative idea must also be appropriate, useful and actionable. It must somehow influence or improve the way things get done in the organisation.

And finally, as Harvard Business School Professor, Teresa Amabile, notes: “The final stage of getting creativity to work is deciding how to put an idea into practice.”